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2020.01.15

便利な機能

ファイル送る方法どっち?オンラインストレージVSメール添付

今、企業が利用するファイル転送の主流となっているのは、オンラインストレージやファイル転送サービスですが、

メールでは何がだめなのか?そこから考えてみました。

 

■そもそもオンラインストレージでファイル転送する必要があるのか?


以前は、本社と支店間、取引先などとのファイルのやり取りを行う際、メールを中心に、FTPUSBCD-Rなどのメディアがよく使われていました。

しかしメールは一度に送れる容量に制限あったり、最近では、メールの添付ファイルからウイルス感染するケースが非常に

多くなっているので注意が必要になります。

ウイルスに感染してしまうと、個人情報や企業秘密が外部に漏れてしまうことが考えられます。

企業秘密が外部に漏れてしまうと莫大な損害になるのは言うまでもありませんよね。

 

そのほか、FTPは専門的な知識が必要であったり、USBCD-Rなどのメディアは紛失、盗難といったリスクがあるうえ、

相手に届くまでに時間がかかるなどの理由で、最近ではあまり使われなくなっています。

 

■オンラインストレージでファイル転送する事のメリットとデメリット


オンラインストレージとは、ファイルやデータなどを格納するストレージをインターネット上で提供するサービスのことで、

クラウドストレージとも呼ばれています。

このオンラインストレージに格納した、データやファイルの置き場所のリンクURLをメールに記載する事で、受け取った相手がファイルをダウンロードすることができます。

 

オンラインストレージでファイルを転送する事は、社内システムを変更することもないため導入が容易で、

かつデータの格納方法もドラッグ&ドロップで簡単におこなうことができます。

種類も価格帯も様々あり、友人や家族とデータ共有する事を目的とした個人向けのサービスや、セキュリティ面での機能が強化された

ビジネスユーザー向けのサービスも多数あります。フューチャーストレージはビジネスユーザー向けのサービスです。

 

★オンラインストレージで、ファイルを転送するメリット

1.大容量のデータを送付できる

サーバにファイルをアップロードするため、数GBクラスの大きなファイルでも、そのまま送信することが可能です。

メールの添付ファイルで送信できないサイズなら、ファイル転送を使うべきでしょう。

 

2.物理メディアでの送受信より低コスト

メディア紛失のリスクとも無縁です。多くのファイル転送サービスは定額で利用できるので、

大容量ファイルを送信する回数が多ければ多いほど、費用対効果も上がります。

ただし、コストメリットを優先して、無料ツールを利用することは、セキュリティ面でリスクを負うため、

ビジネスでの利用は向いていないかもしれないです。

 

3.セキュリティを考慮した転送システム

ファイル転送のサーバへデータを転送する経路には、SSL暗号化による通信が採用されています。

相手が受信する時もSSL暗号化通信による通信となっているので、第三者にデータ内容を傍受される心配はありません。

そのほか、指定したIPアドレスやドメインのみアクセスできるように制限することができたりですとか、

各社サービス毎にいろいろなセキュリティに関しての機能がありますので、セキュリティレベルに合ったサービスをご検討ください。

なお、フューチャーストレージは、無料オンラインストレージとは違い、契約者様専用のサーバー領域をご用意しているので安心してご利用頂けます。

また保存ファイルの暗号化やアクセスできるユーザーのアクセス権限を細かく設定できるなどのさまざまなセキュリティ機能や管理機能を備えております。

 

★オンラインストレージのデメリット

1.受信者に手間がかかる

オンラインストレージのような、メールにリンク記載方式のデメリットの1つは、受信者が該当メールを受け取った後に、

ファイルをオンラインストレージから、ダウンロードする手間が必要になります。

 

2.URLに見覚えが無いと不信感がでる

送信者と関係のないようなURLである事で、ダウンロードを控えたり、怪しんだりする事で確実に受信者に届かない可能性があります。

 

3.関係のない第三者もアクセス可能

オンラインストレージはどこからでも情報にアクセスできるため、情報漏えいが起きる可能性は否定できません。

故意の情報漏えいだけではなく、誤って重要なファイルを関係のない第三者に公開してしまうといった人為的ミスも考えられるため、十分注意が必要です。

 

■フューチャーストレージの特徴


対策として、フューチャーストレージでは、企業や組織の独自ドメイン(自社ドメイン)でオンラインストレージ上のファイルをやりとりできる為

データの受け手は、安心してリンクをクリックする事ができます。

さらに、フューチャーストレージには指定したメールアドレスの相手のみがファイルを受け渡し可能なメール認証機があります。

メールにワンタイムパスワードを送信することで指定されたメールアドレスのメールを受信可能な相手のみがファイルを受け取り可能となり、

セキュリティが大幅に向上します。

さらにメールアドレスによって誰がファイルを受け取ったか特定可能になるというメリットもあります。

ご検討の場合はフューチャーストレージのサービスサイトをご覧ください。

■まとめ


オンラインストレージのように、リンク記載方式にはメリットが多い半面、比較的新しい方式ということもあって、デメリットも存在します。

そのため、原則としてオンラインストレージでのファイル転送を利用しつつ、送信先の状況とファイルサイズによってはメールでファイルを直接添付する、

といったような、使い分けをするのが現実的かと考えます。

ファイル転送サービスをご検討中であれば、弊社サービスフューチャーストレージについてご案内しますので

お問い合わせください。

 

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